合約管理的10個關鍵管理環節

合約責任不僅涉及公司利益，也與負責人的個人財產與人身自由，息息相關。因為，合約責任，可以轉化為侵權責任，或轉變成對公司及其負責人的刑事指控。

公司的決策及經營行為，多數是透過合約來確認與執行。公司的合約責任，原則上是存在於公司與交易對象之間，公司負責人不承擔公司的合約責任。

但是，不滿意的供應商、客戶或消費者，會盡其可能從合約締結及履約過程中尋找蛛絲馬跡，增加追索的理由，從對「公司」主張合約責任擴大到要求「公司及負責人連帶」承擔侵權責任，甚至，透過對「公司及負責人」提出詐欺(例如指控交易過程涉及欺騙)或其他刑事指控(例如指控違反保密合同的義務而涉及侵害營業秘密)，試圖彌補交易損失，或者，遂行合約背後的其他商業目的。

1. 合約分級處理
2. 締約對象的盡責調查
3. 談判、起草及審閱
4. 合約簽署
5. 合約歸檔
6. 合約履行
7. 合約審計稽核
8. 合約調整
9. 爭議處理
10. 公司負責人的合約監管責任

1.合約分級處理：

依據合同對公司的重要性及複雜性，決定需要投入的資源及流程。不同類型的合同，給予差別待遇的管理方式。

 

2.締約對象的盡責調查：

選擇合作對象，是合同管理最關鍵的第一步。不適合的對象，再嚴密的合同內容及管理，也不過是亡羊補牢。對合作對象(含股東)的國籍、資力、背景、債信及過往訴訟紀錄的調查了解，是此環節的基本工作。
 

3.談判、起草及審閱：

適合的主談人及針對交易條件的各種情況進行全盤的規劃及溝通，不可或缺。談判前如有簽署保密合同必要，不可省略。但是，也不可因為簽署保密合同，就無條件地洩漏公司的營業秘密。
一般由主辦業務部門依據談判結果主導合同起草。主辦業務部門將來會監管合同各階段的履行，並為合同成效負責，是合同責無旁貸的起草者。例外情形，合同複雜牽涉諸多部門會辦合作，或者，合同涉及境外法律的適用，由法務部門(或外部律師)協助依據主辦業務部門談判結果主導合同起草。
合同審閱主辦業務部門責無旁貸。尤其針對交易商業條款，必須再三核對是否符合公司的利益。一般條款(準據法、爭端解決方式或公司統一的合同政策-例如禁止懲罰性違約金約定)，由法務部門(或外部律師)依據公司的政策審閱。如有涉及其他部門權責範圍者，其他部門亦應參與合同審閱。
 

4.合約簽署：

締約對象是否經由有代表權人簽署生效，是關鍵議題。雙方代表人當場簽署，保留原件，是一種確認方式。現今以傳真、掃描件、甚至電郵的方式達成協議者，亦多常見。合同簽約後否認有簽約事實、否認合同效力或拒不履行合同者，亦非鮮見。要求支付全額或一定金額的訂金或定金，作為合同生效或履行的條件，是確定合同實質效力最有效的方式。

此外，必須注意合同效力是否附條件，例如約定合同待有關主管機關同意後始生效力者，合同已經簽署成立，但是，尚未生效。
 

5.合約歸檔：

合同原件是否等於掃描件，各國規定不一。但是，倘締約一方對合同內容提出爭執時，無法提出原件的一方，或者，原件簽約內容無法連續(欠缺騎縫章或每頁簽署者)，將居於劣勢的地位。合同內容都有爭議的情形下，距離仲裁人或法官支持原告主張的路途，將非常遙遠? 現實生活裡，對合同內容主張不同版本的情形，絕非鮮見。公司對原件進行歸檔保管，是不可或缺的基本工作。
 

6.合約履行：

主辦部門必須時刻掌握合同的進度：是否按時履行？是否發生爭議或障礙？何時應該在期限內主張合同權益？何時應該及早採取行動維護公司權益，例如針對違約的交易相對人採取財產保全或訴請禁制令，均攸關公司權益，不可延誤錯失。若非如此，先前締約過程的努力及時間機會成本，豈不毀於一旦。
 

7.合約審計稽核：

合同履行完畢時，相關文件物品的返還、處理，相關稅務、發票及交易單據的產出及歸檔，均須妥善確認是否完成。如有必要時，尚可對專案效果的審核，交易過程的經驗檢討。

 

8.爭議處理：

合同履行過程遇有爭議時，公司應注意只有專責人員能夠就有關事項進行實質回復及溝通，除此之外，其他非專責人員不得對合同爭議進行任何評論或對外發言或與交易相對方接觸。主辦業務部門無法與對方協商解決爭議時，應及時由公司權責主管邀集主辦業務部門、有關部門及法務部門評估是否及如何採取下一步行動，以維護公司的權益。

曾經有過案例，某公司因在年報上指摘交易相對人「拒不支付貨款的行為債信不佳」，因而，被控告妨害信用罪，官司纏身數年。處理爭議要謹慎為之，否則，有理也說不清。
 

9.合約的調整(Covid-19與不可抗力事由)：

合約履行遭遇不可抗力事由時，締約雙方當事人間如何調整雙方間的權利義務關係，延後、減輕、免除一方的合約責任，甚至解除雙方間的合約，值得關注。以近期發生的「Covid-19」疫情擴散事件下的合約調整，進行解析：

2019〜2020年，面對突發的Covid-19疫情造成全球177個國家約66萬人確診(統計至2020/3/29)，全球經濟活動大受影響．對於公司行號來說，最關心的莫過於倘不能按原先規劃履約，是否可以用「不可抗力」理由減免賠償責任。不同國家的法律，對不可抗力條款有不同的詮釋及適用，需依個案情形判斷：

1. 合同是否有「約定」不可抗力條款?
2. 合同是否有「排除」特定不可抗力條款適用? 
3. 合同所適用的法律是否承認合同約定以外的不可抗力「法律規定」？
4. Covid-19疫情是否對某定特產業的履約行為構成不可抗力的「原因」(是否有官方針對特定產業進行強制措施的證明)？
5. 不能履約的情形(Covid-19疫情)與不可抗力的原因，是否有「因果關係」?
6. 違約方是否已經採取「合理的措施」來減輕Covid-19疫情的影響? 

因應Covid-19疫情，公司負責人應持續與交易相對人聯繫合同履約問題，一方面，蒐集證據並適時採取相應措施減低損害；另方面，應關注政府有關疫情的管制措施，必要時遊說政府發佈相應強制措施，以作為未來主張不可抗力之事由。主動管理，降低未來爭議危險與影響程度。

 

10.公司負責人的合約監管責任：

公司負責人在簽訂、履行合同過程中，輕忽責任造成公司的損失，應承擔如何之法律責任，是值得探討的議題。

依據台灣公司法及民法所規範之善良管理人注意義務，台灣公司負責人在簽訂、履行合同過程中，不論故意或過失，造成公司權益受損，均可以被其他股東或利害關係人究責，而承擔相關民事賠償責任。如有涉及故意的情形，尚可能被依刑法第342條及有關特別刑法背信罪的規定，追究相關責任。

值得注意的是，大陸刑法第167條及1998年12月29日全國人民代表大會常務委員會關於懲治騙購外匯、逃匯和非法買賣外匯犯罪的決定規定《98決定》：國有公司、企業、事業單位直接負責的主管人員，以及金融機構、從事對外貿易經營活動的公司、企業的工作人員，在簽訂、履行合同過程中，因嚴重不負責任被詐騙者，依據情形，分別處三年以下有期徒刑或者拘役，或是三年以上七年以下有期徒刑。大陸公司負責人在簽訂、履行合同過程中，因嚴重不負責任被詐騙者，可能承擔刑責。

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